Menyelenggarakan acara yang sukses perlu rencana dan eksekusi yang matang. Salah satu cara mutlak dalam meyakinkan acara berjalan lancar adalah memilih jasa event organizer (EO) yang tepat. Yogyakarta, sebagai kota budaya dan destinasi wisata, tawarkan banyak pilihan jasa EO. Berikut adalah sebagian tips untuk membantu Anda memilih jasa event organizer yang cocok dengan kebutuhan Anda.
1. Kenali Kebutuhan Acara Anda
Sebelum melacak jasa EO, menentukan khususnya dahulu model acara yang dapat diselenggarakan dan kebutuhan spesifiknya. Apakah itu acara seminar, konser, atau acara perusahaan? Setiap model acara perlu pendekatan dan keahlian yang berbeda. Dengan memahami kebutuhan acara, Anda dapat lebih enteng menyaring EO yang mempunyai spesialisasi di bidang tersebut.
2. Cari Referensi dan Rekomendasi
Mintalah referensi dari teman, keluarga, atau kolega yang dulu memanfaatkan jasa EO di Yogyakarta. Testimoni dari orang-orang yang Anda percayai dapat jadi petunjuk awal yang baik. Selain itu, Anda terhitung dapat melacak ulasan dan testimoni secara online untuk beroleh deskripsi perihal reputasi dan mutu layanan EO tersebut.
3. Tinjau Portofolio dan Pengalaman
Periksa portofolio EO yang Anda pertimbangkan. Portofolio banyak ragam menunjukkan bahwa EO selanjutnya mempunyai pengalaman yang luas dalam menangani beragam model acara. Pastikan mereka mempunyai pengalaman yang relevan dengan model acara yang Anda rencanakan.
4. Pertemuan dan Konsultasi
Jadwalkan pertemuan dengan sebagian EO untuk berdiskusi perihal acara Anda. Pada pertemuan ini, sampaikan visi dan kebutuhan Anda secara jelas. Perhatikan bagaimana mereka merespons dan beri tambahan solusi. EO yang baik dapat mendengarkan dengan seksama dan tawarkan ide-ide kreatif untuk membangkitkan acara Anda.
5. Evaluasi Tim dan Man Power
Sebuah EO yang profesional mempunyai tim yang solid dan sumber kekuatan yang lumayan untuk menangani acara Anda. Tanyakan perihal jumlah tim yang dapat terlibat, peran mereka, serta peralatan dan layanan yang mereka miliki. Pastikan EO mempunyai kekuatan untuk menangani logistik acara dengan baik.
6. Bandingan Harga dan Layanan
Bandingkan harga dan paket layanan dari sebagian EO. Harga yang di tawarkan mesti sesuai dengan mutu layanan yang diberikan. Jangan tergiur oleh harga murah yang dapat mengorbankan mutu acara Anda. Pilihlah EO yang tawarkan nilai paling baik cocok dengan anggaran Anda.
7. Periksa Legalitas dan Kontrak
Pastikan EO yang Anda memilih mempunyai izin dan legalitas yang jelas. Hal ini mutlak untuk menjauhi kasus hukum di kemudian hari. Selain itu, baca kontrak dengan detail sebelum saat menandatanganinya. Pastikan seluruh detail mutlak tentang layanan, biaya, dan keputusan lainnya tercantum dengan jelas.
8. Cek Kemampuan Manajemen Krisis
Tidak ada acara yang bebas dari kemungkinan masalah. Oleh karena itu, mutlak untuk memilih EO yang mempunyai kekuatan manajemen krisis yang baik. Tanyakan bagaimana mereka menangani suasana darurat dan kasus yang kemungkinan terlihat sepanjang acara berlangsung.